#643: De volmacht aan de griffier: formaliteit of formalistisch?

Dagelijks worden procespartijen geconfronteerd met dwingende termijnen en vormvereisten. Soms beslist één zin over het verschil tussen toegang tot de rechter en een gesloten deur. Dat geldt in het bijzonder voor de volmacht bij het aanwenden van gewone rechtsmiddelen. Hoe strikt moet die volmacht zijn, en hoeveel vorm verlangt de wet? Die vraag staat centraal in een recente conclusie van advocaat-generaal Spronken.

Wettelijke basis

Het recht zich te beklagen, het instellen van hoger beroep en het instellen van cassatieberoep gelden als gewone rechtsmiddelen. Dat maakt dat de artikelen 449 e.v. Sv van toepassing zijn.  Op grond van artikel 450 lid 1 Sv, kan een rechtsmiddel, zoals bedoeld in artikel 449 Sv, óók geschieden door tussenkomst van een advocaat, indien deze verklaart daartoe door degene die het rechtsmiddel aanwendt, bepaaldelijk ¹ te zijn gevolmachtigd (sub a), dan wel door tussenkomst van een vertegenwoordiger die daartoe persoonlijk, door degene die het rechtsmiddel aanwendt, bij bijzondere volmacht schriftelijk is gemachtigd (sub b). Voor de schriftelijke bijzondere volmacht aan de griffiemedewerker schrijft het derde lid voor dat de verdachte instemt met aanstonds ter griffie in ontvangst nemen van de oproeping voor de terechtzitting. ² Leest men de wet strikt naar de letter, dan machtigt de belanghebbende zélf de griffiemedewerker.

Jurisprudentiële lijn

De Hoge Raad heeft echter aanvaard dat een bepaaldelijk gevolmachtigd advocaat een bijzondere schriftelijke volmacht aan de griffiemedewerker kan verlenen, indien wordt voldaan aan bepaalde vereisten. ³ Dit omdat de wet nog niet voorziet in een uitzondering voor de advocaat die namens zijn cliënt schriftelijk een rechtsmiddel wil aanwenden. ⁴ De vorm waarin de volmacht is gegoten is minder doorslaggevend dan de evidente bedoeling om rechtsgeldig een rechtsmiddel aan te wenden. Dit heeft twee belangrijke gevolgen. Ten eerste dat het ontbreken van de woorden ‘bepaaldelijk gevolmachtigd’ of ‘bijzondere volmacht griffiemedewerker’ op zichzelf bezien niet fataal is, zolang uit de context blijkt dat beoogd is om via de griffie het rechtsmiddel in te stellen. Ten tweede dat gebreken kunnen worden geheeld door latere proceshandelingen. Als de advocaat vervolgens een cassatie- of appelschriftuur indient en daarin uitdrukkelijk verklaart dat hij daartoe bepaaldelijk is gevolmachtigd, wordt daarin de bevestiging gelezen dat op het beslissende moment beoogd was een rechtsgeldig rechtsmiddel aan te wenden. In onderhavig geval had de advocaat in een e-mail aan de griffie van de rechtbank vriendelijk verzocht de bijgevoegde cassatiestukken ‘in behandeling te nemen’, dus zonder expliciete aanwijzing dat de griffier gemachtigd is om het rechtsmiddel in te stellen. AG Spronken concludeert tot ontvankelijkverklaring van het cassatieberoep, wat past in de jurisprudentiële lijn.

Conclusie

In de praktijk leidt dit thema tot een uiterst formele en procedurele discussie, terwijl de inzet feitelijk eenvoudig is: een belanghebbende is het oneens met een eerdere beslissing en wil daartegen kunnen opkomen. De conclusie bevestigt in ieder geval dat de bedoeling zwaarder weegt dan de vorm. Een volmacht kan besloten liggen in een e-mail en gebreken kunnen worden geheeld door een later ingediende schriftuur. Dat is wenselijk: bij de grote belangen die op het spel staan bij het aanwenden van rechtsmiddelen mag formeel geneuzel niet de doorslag geven. Tegelijkertijd moet het juridische fundament helder blijven. Naar de letter van de wet is het niet de advocaat die de griffiemedewerker mag machtigen om het rechtsmiddel in te stellen; de zogeheten dubbele volmacht is een jurisprudentiële ontwikkeling. Met het oog op rechtseenheid en voorspelbaarheid verdient het daarom aanbeveling dat de wetgever uitdrukkelijk regelt dat rechtsmiddelen via de griffie ook door tussenkomst van de advocaat kunnen worden ingesteld. Zolang die expliciete basis ontbreekt, blijft het opletten voor de verdediging en moet de volmacht expliciet en compleet geformuleerd worden.

Heb je vragen over het voorgaande of wil je hierover van gedachten wisselen met ons? Neem dan contact op via [email protected].